Beursplanner

Een optimaal beurs rendement met de Beursplanner van SchoonemanDesign

Steeds meer bedrijven realiseren zich in deze tijd hoe groot het rendement van deelname aan beurzen en tentoonstellingen kan zijn en wat beursdeelname voor de totale marketing-communicatie strategie kan betekenen.

Er is dan ook absoluut geen medium zo sterk gericht op de kern van de doelgroep en daar zo intens interactief mee, als een beurs.

“Met een goed beursadvies komt u niet voor verrassingen te staan!”

Beursplanner

1. De afweging

Doelstelling binnen de marketing strategie

Ondernemingsgericht

  • Directe verkoop
  • Relatiebeheer
  • Relatiemarketing
  • Naamsbekendheid
  • Marktonderzoek
  • Informatieverschaffing
  • Corporate uitstraling
  • Merkmarketing

Productgericht

  • Directe verkoop
  • Kennismaking
  • Marktverkenning
  • Naamsbekendheid
  • Marktonderzoek
  • Informatieverschaffing
  • Corporate uitstraling
  • Merkmarketing
2. Kerngegevens voor een keuze

Datum beurs

Locatie

Aantallen en namen van exposanten c.q. merken en diensten

Bereikcijfers (gecontroleerde gegevens)

In aantallen:

  • Bezoekers
  • Herkomst
  • Functies
  • Doel beursonderzoek
3. De keuze gemaakt

Doelstelling en beursplan

  • Doelstelling nader omschrijven
  • Geïnteresseerd beursplan opstellen

Het concept

  • Aansluiten op bestaande thema’s?
  • Start nieuwe campagne / thema?
  • Opvallen d.m.v. actie of rond stand?
  • Deelname / organisatie seminar?
  • Hotels selecteren en reserveren
4. Eerste budgetbepaling

Huur m2

Keuze type stand (als er iets te kiezen is)

  • Eilandstand
  • Kopstand
  • Hoekstand
  • Tussenstand

Bepalen oppervlakte van de stand

  • Hoe groot is het te verwachten bezoek?
  • Welke acties willen we?
  • Catering?
  • Spreekruimte?
  • Berging?
  • Grootte standbemanning?
  • Presentaties, animaties, entertainment?
  • Give aways?
  • Toegankelijkheid voor invaliden?
5. Tweede budgetbepaling
  • Vertaling doelstellingen en concept in driedimensionale vormgeving
  • Kosten concept en ontwerp
  • Kosten standbouw
  • Bijkomende kosten (elektra, verzekeringen, transport, etc.)
  • Kosten inrichting
  • Kosten acties op of rond de stand
  • Kosten trainingen eigen en extern personeel
  • Reis- en verblijfkosten / kledingkosten en verzorging
  • Social media activiteiten
  • Promotie activiteiten
  • Salespromotion
  • Advertenties
  • Ether reclame
  • Buitenreclame
  • Drukwerk
  • Kosten follow-up
6. Planning beurs in eigen organisatie

Planning en organisatie

  • Vaststellen interne coördinator
  • Uitwerken intern tijds- en actieplan
  • Concept en ontwerp door SchoonemanDesign

Planning personeel

  • Plannen beurstraining (ook voor ingehuurd personeel)
  • Inplannen opvang afwezigheid personeel door beursactiviteiten
  • Uitnodigingenbeleid vaste relaties, prospects
  • Pers en public relations
  • Bijdrage beurscatalogus, pers- en documentatiemateriaal in meerder talen (bij internationale beurs)
  • Vroegtijdig organiseren snelle follow-up

Standbouw en projectmanagement

  • Expotainment acties
  • Social media activiteiten
7. Opbouwperiode

Stand

  • Check invulling standbouw met concept
  • Eventueel onderdelen van concept, standontwerp en/of items aanpassen aan eisen op de beursvloer
  • Afspraak oplevering

Materialen

  • Laatste check alles aanwezig
  • Inbreng eigen materialen
8. Beursperiode

Standbemanning

  • Briefing personeel eerste beursdag voor opening bij wisseling personeel iedere beursdag
  • Motiveren personeel

Stand

  • Check stand iedere beursdag
9. Na de beurs

Follow-up

  • Verwerking gegevens database
  • Bedankbrief bezoekers stand
  • Nakomen toezeggingen
  • Leveren bestelde producten
  • Sturen documentatie
  • Offertes

Evaluatie

  • Resultaten beursdeelname
  • Resultaten beursorganisatie